Корпоративні портали з вбудованою CRM дедалі частіше стають робочим центром компанії — і в хмарному, і в коробковому варіанті: керування організацією, облік робочого часу та клієнтів, IP-телефонія. Але паралельно бізнес веде справи в обліковій системі, і дані живуть одразу у двох місцях. Розповідаємо про модуль-трекер, який переносить клієнтів, контакти й документи з облікової системи до CRM корпоративного порталу.
Ми давно й успішно працюємо з корпоративними порталами в найрізноманітніших аспектах: розробка сайтів, інтеграція облікової системи з порталом, інтеграція сайту з обліковою системою та багато іншого. Робимо сайти не лише великим ритейлерам — як INTERTOP чи MAXI.AZ, — а й відомим виробничим компаніям, як-от UHL MASH.
Навіщо потрібен окремий трекер
Стандартний модуль обміну функціонально обмежений: він дає змогу налаштувати лише обмін рахунками та односторонній обмін товарами. Повноцінною робочою інтеграцією такий набір можливостей назвати важко.
Що саме вміє трекер:
- вивантажувати відомості про клієнтів та історію продажів із торговельних систем на обліковій платформі;
- передавати будь-які документи та клієнтів із бухгалтерської конфігурації й усіх облікових систем на цій платформі;
- ідентифікувати клієнта;
- підключати будь-яку кількість облікових баз до одного порталу.
Що саме потрапляє до CRM
Якщо провести паралелі між об'єктами, які вивантажуються з облікової системи, і сутностями, що створюються в CRM порталу, картина буде така.
| Об'єкт облікової системи | Сутність CRM |
|---|---|
| Контрагенти, їхні контакти та контактна інформація | Компанії |
| Контактні особи контрагентів | Контакти |
| Організації | Компанії |
| Документи | Мої справи |
| Усі об'єкти | Справи |
На кожен об'єкт, що завантажується з облікової системи на портал, «заводиться» справа. А якщо в налаштуваннях облікової системи вказано адресу вебсервера, то об'єкт у базі можна відкрити просто з порталу — через браузер.
Обмеження, про які варто знати заздалегідь
- Інтеграція одностороння: перенесення даних можливе лише в один бік.
- Періодичні завдання в хмарному порталі організувати не можна — у REST API немає відповідних інструментів.
- Торговельні документи (реалізації) вивантажуються лише в «Мої справи», хоча по суті є Угодами. Декого з клієнтів це розчаровує.
Утім, як крок до повної інтеграції це виглядає цілком логічно: замість ручного перенесення всієї бази тепер достатньо встановити трекер, повністю вивантажити бази, а потім підвантажувати зміни в міру їх появи. Повною інтеграцією це все ж не є — і про це варто пам'ятати ще на етапі планування.
Скільки часу займає встановлення й налаштування
І звісно, не можна не згадати про труднощі встановлення та налаштування. По суті йдеться про інтеграцію наявної конфігурації з конфігурацією з файлу, а отже, робота ця аж ніяк не проста й потребує участі досвідченого спеціаліста.
Як відбувається імпорт: покроково
- Завантажте модуль. Трекер потрібно завантажити й встановити в конфігурацію облікової системи. Версії доступні під різні типові конфігурації — бухгалтерські, торговельні, комплексної автоматизації, ERP та рішення для невеликих компаній, зокрема й локалізовані українські редакції.
- Встановіть його як звичайний модуль. Завантажений пакет потрібно розпакувати й встановити так само, як інші модулі конфігурації.
- Налаштуйте вивантаження. Після встановлення в обліковій системі налаштовується вивантаження даних на портал: вкажіть назву налаштування й позначте прапорцями дані, які мають вивантажуватися.
- Оберіть режим обміну. Завжди все або лише зміни. У другому випадку дані підуть на портал за умови, що їх змінили в обліковій системі.
- Вкажіть ключ. Ключ отримують у розділі інтеграції з обліковою системою на самому порталі.
- За потреби задайте пресети. Пресети вказуються на порталі, у налаштуваннях інтеграції — власні або ті, що стоять за замовчуванням.
Тим, хто хоче вникнути в усі деталі, варто звернутися до керівництва користувача від розробника модуля: у ньому процес описано покроково, з усіма нюансами конкретних конфігурацій.
Кому підійде таке рішення
Трекер більше підійде тим, хто веде справи в обліковій системі й хоче, щоб їхні клієнти, контакти та торговельні документи з'являлися і в CRM. Ураховуючи поширеність облікових систем у нашому регіоні, таке рішення цілком може виявитися не менш популярним, ніж конектор для платформ Qlik Sense та QlikView — доповнення, яке свого часу увійшло до ТОП-10 найкращих світових add-on для QlikView.
Чи варто робити це самотужки
Якщо ж ви готові розібратися самостійно — почніть із оцінки того, наскільки ваша конфігурація відрізняється від типової. Саме кастомізації в задіяних сутностях перетворюють двогодинну роботу на десятигодинну, і краще дізнатися про це до початку, а не посеред процесу.
